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DOCUMENTOS FISCAIS ELETRÔNICOS

NF-e - Cancelar Documento Autorizado

Descrição

Solicitar o cancelamento da NF-e, pelo emitente.

Após ter sido recebida pela SEEC/DF (antiga Secretaria de Fazenda do DF), uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, podendo, dentro de certas condições, ser apenas objeto de cancelamento por pedido do emitente.

Somente poderá ser cancelada uma NF-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, a saída da mercadoria do estabelecimento.

O cancelamento de NF-e de serviço sujeito ao ISS só é permitido se não tiver ocorrido o fato gerador da prestação, ou seja, se o serviço não tiver sido prestado.

Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e diretamente no sistema é de 24 horas a partir da autorização de uso.

Expirado esse prazo, o contribuinte poderá proceder conforme um dos 4 casos apresentados abaixo no campo "Como Proceder", item Cancelamentos Extemporâneos.

Como proceder

Para solicitar o cancelamento de uma NF-e, o emissor deverá comunicar-se com a SEEC/DF, via tecnologia "web service", enviando uma mensagem no formato XML (extensible markup language), com assinatura digital, solicitando o cancelamento da NF-e e identificando-a através da informação de sua respectiva chave de acesso.

Não havendo restrição quanto ao pedido de cancelamento, a SEEC/DF responderá ao contribuinte através de protocolo de transação com status "Cancelamento de NF-e".

O protocolo de transação, com status "Cancelamento de NF-e", conterá ainda, além do referido status, a identificação da NF-e, através de sua chave de acesso e o momento em que a NF-e teve seu cancelamento registrado pela SEEC/DF (data/hora/minuto/segundo).

Ao realizar uma consulta desta NF-e no sítio da SEEC/DF, a mesma resultará na informação quanto ao seu cancelamento.

Cancelamentos Extemporâneos:

Importante: Para fatos geradores ocorridos até o mês de junho/2019, período em que a entrega do Livro Fiscal Eletrônico (LFE) era obrigatória, consultar as orientações constantes no menu abaixo em "Arquivos para download".

Atenção: As orientações abaixo são exclusivas para fatos geradores ocorridos a partir de julho/2019 quando passou ser obrigatória a entrega da EFD ICMS IPI (SPED).

Caso 1: NF-e referente à saída ou à entrada de mercadorias emitida com erro, impossibilidade de cancelamento.

Instruções quanto à emissão de documentos:

1) Emitir NF-e anulando os efeitos da NF-e emitida irregularmente: se a NF-e com erro registrou uma entrada, deverá ser emitida uma NF-e de saída (p.ex.: devolução de compra); se a NF-e com erro registrou uma saída, deverá ser emitida uma NF-e de entrada (p.ex.: devolução de venda); em ambos os casos a NF-e emitida posteriormente deverá referenciar a NF-e emitida com erro.

2) Caso a operação tenha realmente ocorrido, emitir uma 3ª NF-e, de forma correta, para registrar a operação. Esta NF-e também deverá fazer referência à NF-e emitida com erro.

Instruções quanto à escrituração dos documentos:

Para efeito de exemplo, consideraremos que a NF-e errada é a de nº 100 (emitida em 09/07/2019) que registra uma venda; a NF-e que anula os efeitos da 1ª é a de nº 200 e a substituta é a de nº 201 (as duas últimas emitidas em 12/07/2019); e que a saída das mercadorias se deu no dia 10/07/2019.

1) Todas as NF-e emitidas deverão ser escrituradas normalmente na EFD ICMS-IPI de 07/2019 que é o mês de ocorrência do fato gerador (efetiva saída). Para tanto deverão ser informadas nos respectivos registros C100.

2) Para as 3 NF-e, deverá ser criado um registro C195, filho do respectivo C100, informando no campo COD_OBS (campo 2) um determinado código (vamos supor, p.ex., que o código é “1000”).

3) Para o registro da observação referente ao código citado no item “2”, deverá ser criado um registro 0460. Seguindo o nosso exemplo de evento, no campo 2 (COD_OBS) deste registro 0460 constará o código “1000” e no campo 3 (TXT) pode constar, por exemplo, a seguinte expressão: “NF-e 100, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000001001790878387, com erro, substituída pela NF-e nº 201, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000002011790878385. Efeitos NF-e nº 100 anulados pela NF-e nº 200, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000002001790878374”.

Nota: No caso da NF-e substituta e da NF-e de anulação terem data de emissão (p.ex. 10/09/2019) em mês diverso da substituída, elas deverão ser registradas, normalmente, no mês da ocorrência do fato gerador (07/2019), informando “08” no campo COD-SIT do Registro C100. Sugerimos, ainda, que as NFe substituta e de anulação sejam escrituradas, também, no mês da emissão (09/2019) com todos os valores zerados. Em ambos os registros (período 07/2019 e 09/2019), deverá constar a observação citada anteriormente nos itens 1 e 2.

Importante: para esta situação, é admitido autorizar uma NF-e com data de emissão anterior (até 30 dias) à data da autorização.

Caso 2: NF-e referente à entrada de mercadorias importadas emitida com erro, impossibilidade de cancelamento.

Instruções quanto à emissão de documentos:

Neste caso a emissão de outra NF-e para cancelar os efeitos da primeira não é possível, já que uma importação gera ônus de ICMS a recolher e uma exportação não gera créditos, assim não há como anular o ônus produzido. Desta forma a “anulação” dos efeitos da NF-e emitida com erro será feita por meio da sua escrituração.

Caso a importação se concretize, deverá ser emitida uma 2ª NF-e correta em substituição à emitida com erro. Esta nova NF-e deverá referenciar a antiga.

Instruções quanto à escrituração dos documentos:

Para efeito de exemplo, consideraremos que a NF-e errada é a de nº 100 (emitida em 09/07/2019) que registra uma importação; e a substituta é a de nº 201 (emitida em 18/07/2019) e que o efetivo desembaraço aduaneiro se deu no dia 12/07/2019.

1) Todas as NF-e emitidas deverão ser escrituradas na EFD ICMS-IPI de 07/2019 que é o mês de ocorrência do fato gerador (desembaraço), para tanto deverão ser informadas nos respectivos registros C100. A NF-e nº 100 (emitida com erro) deve ser informada com todos os valores monetários zerados.

2) Para as duas NF-e, deverá ser criado um registro C195, filho do respectivo C100, informando no campo COD_OBS (campo 2) um determinado código (vamos supor, p.ex., que o código é “1000”).

3) Para o registro da observação referente ao código citado no item “2”, deverá ser criado um registro 0460. No campo 2 (COD_OBS) deste registro constará o valor “1000” e no campo 3 (TXT) pode constar, por exemplo, a seguinte expressão: “NF-e 100, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000001001790878387, com erro, substituída pela NF-e nº 201, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000002011790878385”.

Nota: No caso da NF-e substituta ter data de emissão (p.ex. 10/09/2019) em mês diverso da substituída, ela deverá ser registrada, normalmente, no mês do desembaraço (07/2019) informando “08” no campo COD-SIT do Registro C100. Sugerimos, ainda, que a NFe substituta seja escriturada, também, no mês da emissão (09/2019) com todos os valores zerados. Em ambos os registros (período 07/2019 e 09/2019), deverá constar a observação citada anteriormente nos itens 1 e 2.

Importante: Para esta situação, é admitido autorizar uma NF-e com data de emissão anterior (até 30 dias) à data da autorização.

Caso 3: NF-e referente à prestação de serviços, sujeita ao ISS, emitida com erro, impossibilidade de cancelamento.

Instruções quanto à emissão de documentos:

Neste caso a emissão de outra NF-e para cancelar os efeitos da primeira não é possível, uma vez que o ISS, ao contrário do ICMS, não goza do princípio da não cumulatividade, desta forma a emissão de outra NF-e não terá o condão de anular os efeitos daquela emitida com erro.

Assim, caso a prestação realmente tenha se concretizado, deverá ser emitida uma NF-e correta em substituição à emitida com erro. Esta nova NF-e deverá referenciar a antiga.

Instruções quanto à escrituração dos documentos:

Supondo a seguinte situação: NF-e errada nº 3903 (emitida em 18/07/2019) que registra uma prestação de serviços sujeita ao ISS; e a substituta é a de nº 3927 (emitida em 24/07/2019).

1) A NF-e incorreta (nº 3903) deverá ser escriturada nos registros B020 e B025 (valores parciais) com todos os valores monetários nulos.

2) A NF-e correta (nº 3927), deverá ser escriturada normalmente no registro B020 e B025.

3) Para as duas NF-e, no campo COD_INF_OBS dos registros B020 (campo 21) deverá ser informado um determinado código (vamos supor, p.ex., que o código é “1000”).

4) Para cada evento será criado um registro 0460. Seguindo nosso exemplo de evento, no campo 2 (COD _OBS) deste registro 0460 constará o código “1000” e no campo 3 (TXT) pode constar, por exemplo, a seguinte expressão: “A NF-e nº 3927, chave de acesso 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000039271790878387, foi emitida para substituir a de nº 3903, chave de acesso 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000039031790878385, emitida irregularmente”.

Nota: No caso da NF-e substituta ter data de emissão (p.ex. 10/09/2019) em mês diverso da substituída ela deverá ser registrada, normalmente, no mês da prestação (07/2019) fazendo constar “08” no campo COD-SIT do Registro B020. Sugerimos, ainda, que a NFe substituta seja escriturada, também, no mês da emissão (09/2019) com todos os valores zerados. Em ambos os registros (período 07/2019 e 09/2019), deverá constar a observação citada anteriormente nos itens 3 e 4.

Importante: Para esta situação, é admitido autorizar uma NF-e com data de emissão anterior (até 30 dias) à data da autorização.

Caso 4: NF-e referente à prestação de serviços, sujeita ao ISS, emitida indevidamente/fato gerador não ocorrido, impossibilidade de cancelamento.

Instruções quanto à emissão de documentos:

Neste caso a emissão de outra NF-e para cancelar os efeitos da primeira não é possível, uma vez que o ISS, ao contrário do ICMS, não goza do princípio da não cumulatividade, desta forma a emissão de outra NF-e não terá o condão de anular os efeitos daquela emitida com erro.

Assim, caso a prestação realmente não tenha ocorrido, o prestador deverá se resguardar de uma futura fiscalização tributária, mantendo sob sua guarda os documentos que achar pertinente para a comprovação do fato alegado (Ex: confirmação do tomador). Lembrando que não há necessidade, nesse momento, de informar ou demonstrar ao fisco estadual a conformidade da operação.

Instruções quanto à escrituração do documento:

1) A NF-e a ser invalidada deverá ser escriturada na EFD ICMS-IPI preenchendo os registros B020 e B025 com todos os valores monetários nulos, bem como informando um determinado código (ex: 1000) no campo 21 do registro B020.

2) Para este evento será criado um registro 0460 que deverá detalhar no campo 2 o mesmo código anteriormente utilizado (Ex: 1000) e no campo 3 deve constar um texto explicativo do motivo que originou o evento (ex: “A NF-e nº xxx foi emitida indevidamente para acobertar uma prestação de serviço não realizada”).

Deve-se ressaltar que os procedimentos sugeridos:

a) Estão de acordo com a Declaração de Ineficácia de Consulta nº 17/2011, publicada na página 15 do DODF nº 218 de 11/11/2011;

b) Tem por objetivo a regularização tanto dos valores apurados de ICMS, como os de faturamento e os dos estoques do estabelecimento;

c) Não isenta o contribuinte de eventuais penalidades, tendo em vista que o cancelamento do NF-e emitida com erro não se deu no momento oportuno.

Legislação

Observações

As informações aqui descritas não têm efeito normativo, por isso, caso subsistam dúvidas quanto aos procedimentos informados, o contribuinte poderá formular "Consulta Tributária" à Coordenadoria de Tributação da Subsecretaria da Receita, nos termos do art. 55 da Lei nº 4.567, de 09/05/2011, regulamentado pelo art. 74 do Decreto nº 33.269, de 18/10/2011.

Para informações sobre como formalizar Consulta Tributária, clicar aqui.

Última Alteração em 21/09/2021 às 14:46

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