Solicitar o cancelamento da NF-e pelo emitente.
Após ter sido recebida pela Secretaria de Estado de Economia, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, podendo, dentro de certas condições, ser apenas objeto de cancelamento por pedido do emitente.
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") tenha sido previamente autorizado e não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, a saída da mercadoria do estabelecimento.
Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e diretamente no sistema é 24 horas a partir da autorização de uso, expirado esse prazo, o contribuinte poderá proceder conforme os casos apresentados abaixo no campo "Como Proceder", item Cancelamentos Extemporâneos.
Imediato.
Cancelamentos em até 24 horas:
Para solicitar o cancelamento de uma NF-e o emissor deverá comunicar-se com a Secretaria de Fazenda, via tecnologia "web service", enviando uma mensagem no formato XML (extensible markup language), com assinatura digital, solicitando o cancelamento da NF-e e identificando-a através da informação de sua respectiva chave de acesso.
Não havendo restrição quanto ao pedido de cancelamento, a Secretaria de Estado de Economia responderá ao contribuinte através de protocolo de transação com status "Cancelamento de NF-e".
O protocolo de transação com status "Cancelamento de NF-e" conterá, ainda, além do referido status, a identificação da NF-e através de sua chave de acesso e o momento em que seu cancelamento foi registrado pela Secretaria de Estado de Economia (data/hora/minuto/segundo).
Ao realizar uma consulta desta NF-e no sítio da Secretaria de Estado de Economia, a mesma resultará na informação quanto ao seu cancelamento.
Cancelamentos Extemporâneos:
Importante: Para fatos geradores do ISS consultar as orientações em "Arquivos para download".
Atenção: As orientações abaixo são exclusivas para fatos geradores do ICMS ocorridos a partir de julho/2019 quando passou ser obrigatória a entrega da EFD ICMS IPI (SPED).
Caso 1: NF-e referente à saída ou à entrada de mercadorias emitida com erro - impossibilidade de cancelamento.
Instruções quanto à emissão de documentos:
1) Emitir NF-e anulando os efeitos da NF-e emitida irregularmente: se a NF-e com erro registrou uma entrada, deverá ser emitida uma NF-e de saída (p.ex.: devolução de compra); se a NF-e com erro registrou uma saída, deverá ser emitida uma NF-e de entrada (p.ex.: devolução de venda); em ambos os casos a NF-e emitida posteriormente deverá referenciar a NF-e emitida com erro.
2) Caso a operação tenha realmente ocorrido, emitir uma 3ª NF-e, de forma correta, para registrar a operação. Esta NF-e também deverá fazer referência à NF-e emitida com erro.
Instruções quanto à escrituração dos documentos:
Para efeito de exemplo, consideraremos que a NF-e errada é a de nº 100 (emitida em 09/07/2019) que registra uma venda; a NF-e que anula os efeitos da 1ª é a de nº 200 e a substituta é a de nº 201 (as duas últimas emitidas em 12/07/2019); e que a saída das mercadorias se deu no dia 10/07/2019.
1) Todas as NF-e emitidas deverão ser escrituradas normalmente na EFD ICMS-IPI de 07/2019 que é o mês de ocorrência do fato gerador (efetiva saída). Para tanto deverão ser informadas nos respectivos registros C100.
2) Para as três NF-e, deverá ser criado um registro C195, filho do respectivo C100, informando no campo COD_OBS (campo 2) um determinado código (vamos supor, p.ex., que o código é “1000”).
3) Para o registro da observação referente ao código citado no item “2”, deverá ser criado um registro 0460. Seguindo o nosso exemplo de evento, no campo 2 (COD_OBS) deste registro 0460 constará o código “1000” e no campo 3 (TXT) poderá constar, por exemplo, a seguinte expressão: “NF-e 100, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000001001790878387, com erro, substituída pela NF-e nº 201, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000002011790878385. Efeitos NF-e nº 100 anulados pela NF-e nº 200, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000002001790878374”.
Nota: No caso da NF-e substituta e da NF-e de anulação terem data de emissão (p.ex. 10/09/2019) em mês diverso da substituída, elas deverão ser registradas, normalmente, no mês da ocorrência do fato gerador (07/2019), informando “08” no campo COD-SIT do Registro C100. Sugerimos, ainda, que as NFe substituta e de anulação sejam escrituradas, também, no mês da emissão (09/2019) com todos os valores zerados. Em ambos os registros (período 07/2019 e 09/2019), deverá constar a observação citada anteriormente nos itens 1 e 2.
Importante: para esta situação, é admitido autorizar uma NF-e com data de emissão anterior (até 30 dias) à data da autorização.
Caso 2: NF-e referente à entrada de mercadorias importadas emitida com erro - impossibilidade de cancelamento.
Instruções quanto à emissão de documentos:
Neste caso a emissão de outra NF-e para cancelar os efeitos da primeira não é possível, já que uma importação gera ônus de ICMS a recolher e uma exportação não gera créditos, assim não há como anular o ônus produzido. Desta forma a “anulação” dos efeitos da NF-e emitida com erro será feita por meio da sua escrituração.
Caso a importação se concretize deverá ser emitida uma 2ª NF-e correta em substituição à emitida com erro. Esta nova NF-e deverá referenciar a antiga.
Instruções quanto à escrituração dos documentos:
Para efeito de exemplo, consideraremos que a NF-e errada é a de nº 100 (emitida em 09/07/2019) que registra uma importação, a substituta é a de nº 201 (emitida em 18/07/2019) e que o efetivo desembaraço aduaneiro se deu no dia 12/07/2019.
1) Todas as NF-e emitidas deverão ser escrituradas na EFD ICMS-IPI de 07/2019 que é o mês de ocorrência do fato gerador (desembaraço). Para tanto deverão ser informadas nos respectivos registros C100. A NF-e nº 100 (emitida com erro) deve ser informada com todos os valores monetários zerados.
2) Para as duas NF-e, deverá ser criado um registro C195, filho do respectivo C100, informando no campo COD_OBS (campo 2) um determinado código (vamos supor, p.ex., que o código é “1000”).
3) Para o registro da observação referente ao código citado no item “2” deverá ser criado um registro 0460. No campo 2 (COD_OBS) deste registro constará o valor “1000” e no campo 3 (TXT) pode constar, por exemplo, a seguinte expressão: “NF-e 100, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000001001790878387, com erro, substituída pela NF-e nº 201, chave 531907XXXXXXXXXXXXXX550000000002011790878385”.
Nota: No caso da NF-e substituta ter data de emissão (p.ex. 10/09/2019) em mês diverso da substituída deverá ser registrada, normalmente, no mês do desembaraço (07/2019) informando “08” no campo COD-SIT do Registro C100. Sugerimos, ainda, que a NFe substituta seja escriturada, também, no mês da emissão (09/2019) com todos os valores zerados. Em ambos os registros (período 07/2019 e 09/2019) deverá constar a observação citada anteriormente nos itens 1 e 2.
Importante: Para esta situação, é admitido autorizar uma NF-e com data de emissão anterior (até 30 dias) à data da autorização.
Deve-se ressaltar que os procedimentos sugeridos:
a) Estão de acordo com a Declaração de Ineficácia de Consulta nº 17/2011, publicada na página 15 do DODF nº 218, de 11/11/2011;
b) Tem por objetivo a regularização tanto dos valores apurados de ICMS, como os de faturamento e os dos estoques do estabelecimento;
c) Não isenta o contribuinte de eventuais penalidades, tendo em vista que o cancelamento do NF-e emitida com erro não se deu no momento oportuno.
Atenção! As informações aqui descritas não têm efeito normativo, por isso, caso subsistam dúvidas quanto aos procedimentos informados, o contribuinte poderá formular "Consulta Tributária" à Coordenadoria de Tributação da Subsecretaria da Receita, nos termos do art. 55 da Lei nº 4.567, de 09/05/2011, regulamentado pelo art. 74 do Decreto nº 33.269, de 18/10/2011.
Para informações sobre como formalizar Consulta Tributária, clicar aqui.
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